Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Okki Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.1.2020. Viimeisin muutos 13.1.2020.
  1. Rekisterinpitäjä
    Okki Oy, Satakielentie 21, 48230, Kotka. Yhteydenotot: tietosuoja@okki.fi
  2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
    Kalle Kuikkaniemi, kalle@okki.fi.
  3. Rekisterin nimi
    Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri.

    Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien sekä sivustomme käyttäjien henkilötietoja.
  4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi. Tietoja käytetään myös verkkopalvelun käyttökokemuksen parantamiseen.

    Käsittelyperusteemme on markkinoinnin osalta oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoidon osalta asiakkaan ja Okki Oy:n välisen sopimuksen täytäntöönpano. Saatamme lähettää myös asiakkaille tai potentiaalisille asiakkaille suostumukseen perustuvia markkinointiviestejä.
  5. Rekisterin tietosisältö
    Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, asema, yritys tai organisaatio sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

    Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

    Asiakas- ja markkinointirekisteristämme tarpeettomat henkilötiedot poistetaan kuuden (6) kuukauden välein. Sähköpostimarkkinointilistaltamme voi lisäksi poistua kaikissa lähettämissämme markkinointisähköposteissa olevan poistumislinkin kautta.
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolten markkinointikäyttöön.

    Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

    Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

    - HubSpot
    - Facebook
    - a2Hosting
  8. Privacy Shield
    Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.
  9. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
  10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja@okki.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
  11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja@okki.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
  12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
    Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoittaminen tapahtuu yksinomaan tällä sivulla.
  13. Evästeet
    Okki.fi-sivustolla käytetään evästeitä. Evästeitä käytetään, jos käyttäjä on antanut tähän suostumuksen sallimalla evästeiden tallennuksen Internet-selaimensa asetuksissa. Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme käyttäjätietoja. Lisäksi pyrimme kehittämään sivustomme laatua ja sisältöjä. Voit halutessasi kieltää evästeiden käytön selaimen asetuksista. Käytämme lisäksi kolmansien osapuolten evästeitä (Google, HubSpot) kävijäseurantaan sekä markkinointitarkoituksiin.